Hvordan foregår et hvidvasktilsyn?

At være forberedt på et hvidvasktilsyn er afgørende for virksomheder, der er underlagt hvidvasklovens regler. Erhvervsstyrelsen gennemfører tilsyn med revisorer, bogholdere, ejendomsmæglere og andre, der er forpligtet til at sikre, at de ikke bliver misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering.

Men hvordan foregår et hvidvasktilsyn fra Erhvervsstyrelsen egentlig? Her gennemgår vi de vigtigste trin, så din virksomhed kan være bedst muligt forberedt.

Hvornår og hvordan bliver I varslet?

Erhvervsstyrelsens tilsyn er risikobaserede, hvilket betyder, at virksomheder udvælges ud fra en vurdering af risikoen for, at de kan blive udnyttet til hvidvask eller terrorfinansiering. Udvælgelsen sker på baggrund af faktorer som branche, geografi og virksomhedsstørrelse.

Virksomheder, der udvælges til tilsyn, varsles via digital post minimum 4 uger i forvejen. Varslingsbrevet indeholder oplysninger om dato, tidspunkt, adresse for tilsynet samt hvilke medarbejdere fra Erhvervsstyrelsen, der deltager. Tilsynet finder sted på virksomhedens registrerede adresse, og det forventes, at virksomhedens ejer, direktør og relevante medarbejdere deltager.

Hvilke dokumenter skal virksomheden indsende?

Inden tilsynet skal virksomheden indsende relevant materiale, herunder:

En redegørelse for virksomhedens aktiviteter og ydelser.
Kopi af virksomhedens risikovurdering (hvidvasklovens § 7).
Kopi af interne politikker, forretningsgange og kontroller (hvidvasklovens § 8).
Kopi af forretningsgange for kontrol af politisk eksponerede personer (hvidvasklovens § 18).
Kundeliste med CVR-numre i Excel-format.

Denne liste er ikke udtømmende, og Erhvervsstyrelsen kan anmode om yderligere dokumentation, enten forud for tilsynet eller under selve besøget.

Hvordan foregår selve tilsynsbesøget?

Hvidvasktilsynet har to formål:

At kontrollere, om virksomheden overholder hvidvaskloven.
At vejlede og informere om reglerne og god praksis.

En central del af kontrollen er gennemgangen af udvalgte kundesager, hvor virksomheden skal kunne dokumentere:

Hvornår kundeforholdet er etableret.
Hvordan kundeforholdet er blevet etableret.
Hvad kundens aktiviteter er.
Hvilke ydelser virksomheden leverer til kunden.
Dokumentation indhentet i forbindelse med overholdelse af hvidvasklovens kapitel 3.
Hvorvidt der er foretaget en undersøgelse jf. hvidvasklovens § 25, stk. 1.
Hvorvidt der er foretaget underretning jf. hvidvasklovens § 26, stk. 1.

Det forventes, at virksomheden har adgang til de relevante it-systemer eller fysiske dokumenter, så al nødvendig dokumentation kan fremvises.

Opsummering

Et hvidvasktilsyn er en gennemgang af virksomhedens compliance med hvidvaskloven. For at sikre en smidig proces bør virksomheder have styr på:

Dokumentation, risikovurdering og politikker som skal indsendes inden tilsynsbesøget.
Dokumentation af centrale elementer i virksomhedens kundekendskabsprocedurer.
Dokumentation af eventuelle undersøgelser og underretning ved mistanke om hvidvask.

Den fulde vejledning til Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn kan findes her.